Auftragsverarbeitungsvertrag All-in-One e-Recruiting Tool

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig.

Deshalb erfüllen wir alle Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Dazu gehört auch der Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag unserer Kunden nach Maßgabe des Artikels 28 DSGVO (sog. „Auftragsverarbeitungsvertrag“). Bitte lesen und bestätigen Sie unseren Auftragsverarbeitungsvertrag für Ihr All-in-One e-Recruiting Tool. Durch die digitale Unterschrift stimmen Sie diesem Vertrag zu.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist ausschließlich dafür da, dass wir Ihre Daten verarbeiten dürfen. Es kommt dadurch kein separater kostenpflichtiger Vertrag zustande.

Für Rückfragen stehen wir gerne unter info@mediawerkstatt-bodensee.de zur Verfügung.

Schritt 1 von 4 - Ihre Unternehmensdaten

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Sie erhalten direkt nach Unterzeichnung eine Bestätigung per E-Mail und eine Kopie des Auftragsverarbeitungsvertrages für Ihre Unterlagen.
Vereinbarung

über die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung

personenbezogener Daten im Auftrag

zwischen der
Firma*
Name*
Vorname Nachname
Anschrift*
Anschrift Ort PLZ Land
Telefon*
E-Mail*
Handelsregisternummer
HRB / HRA sofern zutreffend
Geschäftsführung
- als Verantwortlicher (m/w/d) - nachstehend Auftraggeber genannt –

und dem/der

Media Werkstatt Bodensee GmbH

Corinna Gomm & Manuel Schuler

Gewerbestr. 6

88634 Herdwangen-Schönach

- Auftragsverarbeiter - nachstehend Auftragsnehmer genannt -
als Anlage zu den allgemeinen Geschäftsbedingungen der Media Werkstatt Bodensee GmbH Corinna Gomm & Manuel Schuler (im Folgenden Hauptvertrag oder Leistungsvereinbarung).

Bitte lesen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag durch
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Präambel
Der Auftraggeber hat sich dafür entschieden, über den Auftragnehmer die Saas-Software HR4YOU für die Rekrutierung von Mitarbeitern zu nutzen, welche von dem Auftragnehmer als Online Anwendung zur Verfügung gestellt und verwaltet wird. Die zwischen den Parteien vereinbarten Leistungen beinhalten weiterhin die Bereitstellung eines allgemeinen Interessentenportals des Auftragsnehmers für die Nutzung aller Kunden des Auftragsnehmers sowie einen Talentpool des Auftraggebers zur alleinigen Nutzung des Auftraggebers und außerdem ein vereinfachtes Bewerbermanagementsystem für den Auftraggeber. Dies vorausgeschickt treffen die Parteien die nachstehende Vereinbarung, die die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt:
1. Gegenstand und Dauer des Auftrags
(1) Gegenstand Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus der Leistungsvereinbarung des Saas-Dienstleistungsvertrags und der Auftragsbestätigung zum All-in-One E-Recruiting Tool, auf die hier verwiesen wird (im Folgenden Leistungsvereinbarung). (2) Dauer Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung des Saas-Dienstleistungsvertrags und dem All-in-One E-Recruiting Tool.
2. Konkretisierung des Auftragsinhalts
(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in der Leistungsvereinbarung des Saas-Dienstleistungsvertrags. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland, welches ein durch Angemessenheitsbeschluss der Kommission festgestelltes angemessenes Schutzniveau aufweist (Art. 45 Abs. 3 DSGVO), bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, solange diese besonderen Voraussetzungen vorliegen. Jede sonstige Verlagerung in ein Drittland ist ausgeschlossen. Bitte beachten Sie hierzu dringend das EuGH-Urteil vom 16.07.2020 (Az: C-311/18), welches das EU-US-Privacy Shield für ungültig erklärt und an die Pflichten für Datenexporteure und Datenimporteure bei Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln, insbesondere hinsichtlich einer rechtskonformen Datenübermittlung, erinnert. [siehe auch Anlage 3] (2) Art der Daten Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien: Personenstammdaten Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail) Firmenstammdaten ggflls. mit Historie Erweiterte Personen-/ Bewerber-/ Mitarbeiterdaten für Personalverwaltungsaufgaben, Bewerbungs- und Personalvermittlungszwecke (3) Kategorien betroffener Personen Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen: Kunden Interessenten Beschäftigte Bewerber
3. Technisch-organisatorische Maßnahmen
(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen. (2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen [Anlage 1]. (3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten
(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. (2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
1. Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DSGVO ausübt.
Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner beim Auftragnehmer wird benannt: Media Werkstatt Bodensee GmbH Corinna Gomm und Manuel Schuler Gewerbestr. 6 88634 Herdwangen-Schönach Telefon: +49 7771 91 44 44 Mobil: +49 162 731 66 17 E-Mail: info@mediawerkstatt-bodensee.de Registergericht: Amtsgericht Ulm Registernummer: HRB 746714
1. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
1. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DSGVO [Anlage 1].
1. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
1. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
1. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
1. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
1. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.
1. Bei der Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen nach Art. 12 bis 22 DSGVO durch den Auftraggeber, an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten sowie bei erforderlichen Datenschutz-Folgeabschätzungen des Auftraggebers hat der Auftragnehmer im notwendigen Umfang mitzuwirken und den Auftraggeber soweit möglich angemessen zu unterstützen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. e und f DSGVO). Er hat die dazu erforderlichen Angaben jeweils unverzüglich an den Weisungsberechtigten des Auftraggebers weiterzuleiten.
6. Unterauftragsverhältnisse mit Subunternehmern (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. d DSGVO)
(1) Die Beauftragung von Unterauftragnehmern zur Verarbeitung von Daten des Auftraggebers ist dem Auftragnehmer nur mit Genehmigung des Auftraggebers gestattet, Art. 28 Abs. 2 DSGVO, welche schriftlich oder in einem elektronischen Format erfolgen muss. Die Zustimmung kann nur erteilt werden, wenn der Auftragnehmer dem Auftraggeber Namen und Anschrift sowie die vorgesehene Tätigkeit des Unterauftragnehmers mitteilt. Außerdem muss der Auftragnehmer dafür Sorge tragen, dass er den Unterauftragnehmer unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von diesen getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von Art. 32 DSGVO sorgfältig auswählt. Das Schutzniveau, welches sich aus den zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer für die konkrete Verarbeitung vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen [Anlage 1] ergibt, darf in keinem Fall unterschritten werden. Die relevanten Prüfunterlagen dazu sind dem Auftraggeber auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. (2) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Rechenzentrumsdienstleistungen, Colocation-Services, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. (3) Der Auftragnehmer hat vertraglich sicherzustellen, dass alle vereinbarten Regelungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auch gegenüber Unterauftragnehmern gelten. In dem Vertrag mit dem Unterauftragnehmer sind die Angaben so konkret festzulegen, dass die Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und des Subunternehmers deutlich voneinander abgegrenzt werden. Werden mehrere Subunternehmer eingesetzt, so gilt dies auch für die Verantwortlichkeiten zwischen diesen Unterauftragnehmern. Insbesondere muss der Auftraggeber berechtigt sein, jederzeit angemessene Überprüfungen und Inspektionen, auch vor Ort, bei Unterauftragnehmern durchzuführen oder durch von ihm beauftragte Dritte durchführen zu lassen. (4) Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit:
- der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
- der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
- eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO zugrunde gelegt wird.
[siehe auch Anlage 3] (5) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet. (6) Der Auftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber dafür, dass der Unterauftragnehmer den Datenschutzpflichten nachkommt, die ihm durch den Auftragnehmer im Einklang mit dem vorliegenden Vertragsabschnitt vertraglich auferlegt wurden. Der Auftragnehmer haftet für das Verschulden seines Subunternehmers wie für eigenes Verschulden. (7) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen. (8) Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer ist nicht gestattet; sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen. (9) Zurzeit sind für den Auftragnehmer die in Anlage 2 mit Namen, Anschrift und Auftragsinhalt bezeichneten Subunternehmer mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in dem dort genannten Umfang beschäftigt. Mit deren Beauftragung erklärt sich der Auftraggeber einverstanden.
7. Kontrollrechte des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennendem Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. (2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen [Anlage 1] nachzuweisen. (3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch
- die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO;
- die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO;
- aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
- eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).
(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.
8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
2. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
3. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
4. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
5. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.
9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers
(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform). (2) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. (2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. (3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus – für die Dauer von einem Jahr – aufzubewahren.

- Von dieser Vereinbarung erhalten beide Vertragsschließenden direkt im Anschluss je ein Exemplar an die genannte E-Mail Adresse zugesandt. –

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ANLAGEN

Anlage 1

Technische und organisatorische Maßnahmen

(Art. 32 DSGVO)

Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

 Zutrittskontrolle Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen (z.B.: Magnet- oder Chipkarten, Schlüs-sel, elektrische Türöffner, Werkschutz bzw. Pförtner, Alarmanlagen, Videoanlagen) HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Sicherheitsschlösser mit Schlüsselregelung
verschlossene Türen bei Abwesenheit
Festlegung von Sicherheitsbereichen
Zutrittskontrollsystem (kontrollierte Schlüsselvergabe)
Protokollierung der Zu- und Abgänge
Zutrittsregelungen für betriebsfremde Personen
Empfang
Überwachungseinrichtung (Alarmanlage)

 Zugangskontrolle Keine unbefugte Systembenutzung, (z.B.: sichere Kennwörter, automatische Sperrmechanis-men, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern) HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Identifizierung und Authentifizierung einschließlich Verfahrensregelungen zur Kenn-wortvergabe (Mindestlänge, Sonderzeichen, regelmäßiger Wechsel des Kennworts)
Begrenzung der Fehlversuche
Protokollierung
Dunkelschaltung des Bildschirms mit Passwortschutz
Firewall

 Zugriffskontrolle Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems (z.B.: Be-rechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen) HR4YOU hat folgende Maßnahmen zur bedarfsorientierten Ausgestaltung des Berechtigungs-konzepts und der Zugriffsrechte sowie deren Überwachung und Protokollierung ergriffen:

Berechtigungskonzept mit differenzierten Berechtigungen
Identifizierung und Authentifizierung
Aufbewahrung von Datenträgern in verschließbaren Schränken - Data Safes

 Trennungskontrolle Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden (z.B. Mandantenfähigkeit, Sandboxing) HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Kundenindividuelle Datenbank
Logische Trennung auf Serverebene
Sandboxing für Entwicklungs- / Servicezwecke

 Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO) Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung HR4YOU – SaaS-Dienstleistungsvertrag HR4YOU ( ) PARTNER ( ) Seite 25 von 26 zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet wer-den können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und ent-sprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen;

Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

 Weitergabekontrolle Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport (z.B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur) HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Kennzeichnung der Datenträger
Verschlüsselung von Daten auf Datenträgern bei mobiler Verwendung bzw. bei der elektronischen Übertragung entsprechend dem Stand der Technik
Regelungen für den Transport von Datenträgern (z. B. Kurier, verschlossener Behäl-ter)
Einrichtung eines VPN (Virtual Private Network) für Servicezwecke
Kryptographische Verschlüsselung der übertragenen Daten

 Eingabekontrolle Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme einge-geben, verändert oder entfernt worden sind (z.B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement) HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Protokollierungsfunktion und Protokollauswertungssysteme für die Eingabe von per-sonenbezogenen Stammdaten

Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

 Verfügbarkeitskontrolle Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup-Strategie (on-line/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne; HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Backup-Verfahren
Spiegelung von Festplatten
Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
Betriebsbereitschaft
Notfallkonzept
Brandmelder
Firewall
Intrusion Detection Systeme
Zusätzliche Sicherungskopien mit Lagerung an besonders geschützten Orten

 Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO) HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Backup-Verfahren
Spiegelung von Festplatten
Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
Betriebsbereitschaft
Notfallkonzept
Brandmelder

HR4YOU – SaaS-Dienstleistungsvertrag HR4YOU ( ) PARTNER ( ) Seite 26 von 26

Firewall
Intrusion Detection Systeme
Zusätzliche Sicherungskopien mit Lagerung an besonders geschützten Orten

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

 Datenschutz-Management HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Implementierung eines Information Security Management Systems (ISMS)

 Incident-Response-Management HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Bereitstellung eine Hotline-Services
Bereitstellung eines Online-Ticket-Systems

 Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO) HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Bewerbungsformulare mit Minimal-Eingabe-Optionen (steuerbar / modifizierbar durch Auf-traggeber)
Reduktion von Pflichtfeldern
Transparenz durch vom Anwender pflegbare Content- / Informationsseiten
Mehrstufige Einwilligungserklärungen und Widerrufserklärungen für Betroffene

 Auftragskontrolle Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DS-GVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers (z.B.: Eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.) HR4YOU hat folgende Maßnahmen ergriffen:

Schriftliche Festlegung der Weisungen via Online-Ticket-System
Regelmäßige interne Kontrolle, dass Weisungen und Regelungen zur Auftragsdurchfüh-rung beachtet werden.

Anlage 2

Unterauftragsverhältnisse mit Subunternehmern

(Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. d DSGVO)

Zum Zeitpunkt der Beauftragung genehmigt der Auftraggeber den Einsatz folgender Subunternehmer für die nachfolgend dargestellten Tätigkeiten:

Name/Firma	Anschrift	Leistung
HR4YOU AG	Ulbarger Straße 52, 26629 Großefehn	Bewerbermanagementsystem
filoo FmbH	Moltkestraße 25a 33330 Gütersloh	IT-Infrastruktur (via Telehouse Germany GmbH, Frankfurt)
Servermeile GmbH	Mittelbuschweg 6 12055 Berlin	IT-Infrastruktur (via e-shelter services GmbH, Frankfurt)
JoinVision E-Services GmbH	Prinz-Eugen-Straße Nr. 70 /Stiege 2 1040 Wien	Parsingtechnik in den Modulen automatische Lebenslauferkennung Basis- und Premiumversion
Textkernel B.V.	Nieuwendammerkade 26A-5 1022 AB Amsterdam	Parsingtechnik in den Modulen automatische Lebenslauferkennung Basis- und Premiumversion

Anlage 3

Ort der Verarbeitung

Zustimmungserfordernis bei Verarbeitung im unsicheren Drittland

Die Verarbeitung der Daten durch den Auftragnehmer und die vom Auftraggeber genehmigten Unterauftragnehmer (Anlage 2) findet grundsätzlich ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder in einem solchen Land statt, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gem. Art. 45 DSGVO vorliegt. Jede Verlagerung der Verarbeitung in ein sonstiges Land („unsicheres Drittland“) bedarf der Zustimmung des Auftraggebers und darf zudem nur erfolgen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für Datenübermittlungen in Drittländer nach den anwendbaren Datenschutzgesetzen erfüllt sind. Verarbeitung durch Auftragnehmer im unsicheren Drittland Wenn die Verarbeitung der Daten durch den Auftragnehmer ausschließlich oder auch in einem unsicheren Drittland erfolgt, gelten die mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission vom 4. Juni 2021 erlassenen EU-Standardvertragsklauseln („EU-Standardvertragsklauseln 2021“). Bei der Dokumentation der Einhaltung der aus den EU-Standardvertragsklauseln 2021 resultierenden Verpflichtungen werden Auftraggeber und Auftragnehmer eng zusammenarbeiten. Zur Erfüllung der in Klausel 14 der EU-Standardvertragsklauseln 2021 genannten Kriterien ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber alle insoweit erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere Fragen wahrheitsgemäß, umfassend und innerhalb eines angemessenen Zeitraums beantworten, die die Anwendbarkeit von Rechtsvorschriften und Gepflogenheiten bzw. deren praktische Umsetzung in den relevanten unsicheren Drittländern betreffen. Wenn aufgrund der Rechtsvorschriften und Gepflogenheiten in diesen unsicheren Drittländern und angesichts der besonderen Umstände der Verarbeitung keine hinreichende Gewähr dafür besteht, dass die Verarbeitung im Einklang mit den EU- Standardvertragsklauseln 2021 erfolgt, wird der Auftragnehmer in Abstimmung mit dem Auftraggeber

zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen und/oder
zusätzliche vertragliche Zusicherungen abgeben, die unter Berücksichtigung dieser Rechtsvorschriften und Gepflogenheiten und der besonderen Umstände der Verarbeitung eine hinreichende Gewähr für die Verarbeitung der Daten unter Einhaltung der in den EU-Standardvertragsklauseln 2021 statuierten Pflichten des Auftragnehmers bieten („Zusätzliche Maßnahmen und Zusicherungen“).

Die Verarbeitung der Daten durch den Auftragnehmer darf erst dann beginnen, wenn die in Absatz 2 erwähnten Fragen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer beantwortet wurden und die nach Absatz 3 eventuell erforderlichen Zusätzlichen Maßnahmen und Zusicherungen ergriffen bzw. abgegeben wurden.

Verarbeitung durch Unterauftragnehmer im unsicheren Drittland (wenn Auftragnehmer in der EU ansässig ist).

Verarbeiten Unterauftragnehmer eines in der EU ansässigen Auftragnehmers Daten in einem unsicheren Drittland, stellt der Auftragnehmer in Ergänzung zu den genannten Voraussetzungen vor Beginn der Verarbeitung durch diese Unterauftragnehmer sicher, dass mit dem Unterauftragnehmer die EU-Standardvertragsklauseln 2021 abgeschlossen sind oder dass für den Unterauftragnehmer verbindliche interne Datenschutzvorschriften im Sinne von Art. 47 DSGVO gelten. Die unter Verarbeitung durch Auftragnehmer im unsicheren Drittland genannten Absätze 2 und 3 gelten entsprechend im Verhältnis zwischen Auftragnehmer und Unterauftragnehmer. Auf Verlangen des Auftraggebers stellt der Auftragnehmer diesem eine Kopie der insoweit relevanten Dokumente zur Verfügung. Verarbeitung durch Unterauftragnehmer im unsicheren Drittland (wenn Auftragnehmer nicht in der EU ansässig ist) Verarbeiten Unterauftragnehmer eines nicht in der EU ansässigen Auftragnehmers Daten in einem unsicheren Drittland, schließt der Auftragnehmer in Ergänzung zu den genannten Voraussetzungen vor Beginn der Verarbeitung durch diese Unterauftragnehmer mit diesen vertragliche Vereinbarungen, die in Bezug auf die Verarbeitung durch die Unterauftragnehmer sicherstellen, dass diese Verarbeitung auf einem Datenschutzniveau stattfindet, das dem durch die EU-Standardvertragsklauseln 2021 oder durch verbindliche interne Datenschutzvorschriften im Sinne von Art. 47 DSGVO gewährleisteten Niveau entspricht. Die unter Verarbeitung durch Auftragnehmer im unsicheren Drittland genannten Absätze 2 und 3 gelten entsprechend im Verhältnis zwischen Auftragnehmer und Unterauftragnehmer. Auf Verlangen des Auftraggebers stellt der Auftragnehmer diesem eine Kopie der insoweit relevanten Dokumente zur Verfügung.

Auftragsverarbeitungsvertrag All-in-One e-Recruiting Tool

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig.

Deshalb erfüllen wir alle Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

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Präambel

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

6. Unterauftragsverhältnisse mit Subunternehmern (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. d DSGVO)

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

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